Lieferantenrückstände in Ihrer Firma: Wann der Betrieb gefährdet werden kann

Lieferantenrückstände entstehen, wenn Rechnungen von Lieferanten nicht pünktlich bezahlt werden können.

Eine verspätete Lieferantenzahlung kann im Unternehmensalltag vorkommen. Entscheidend ist aber, ob der Rückstand kurzfristig und geordnet ausgeglichen werden kann oder ob mehrere Lieferanten betroffen sind und die Belieferung des Betriebs in Frage steht.

Bei Lieferantenrückständen geht es nicht nur um offene Rechnungen. Es geht oft auch um die operative Fähigkeit Ihrer Firma, Aufträge weiter auszuführen.

Warum Lieferantenrückstände besonders relevant sind

Lieferanten sichern häufig den laufenden Betrieb.

Sie liefern Material, Waren, Ersatzteile, Rohstoffe, Dienstleistungen, Energie oder Fremdleistungen. Ohne diese Leistungen können Aufträge möglicherweise nicht mehr erfüllt werden.

Deshalb können Lieferantenrückstände schneller auf den Betrieb durchschlagen als andere offene Rechnungen.

Wenn ein wichtiger Lieferant nicht mehr liefert, entstehen weitere Folgen. Aufträge verzögern sich, Kunden werden unzufrieden, Umsatz fällt aus, Mitarbeiter können nicht produktiv arbeiten und die Liquiditätslage verschlechtert sich weiter.

Damit wird aus einem Zahlungsproblem ein operatives Problem.

Ein einzelner Rückstand ist noch keine Krise

Nicht jeder Lieferantenrückstand bedeutet, dass Ihre Firma in einer Unternehmenskrise ist.

Es kann vorkommen, dass ein Zahlungslauf verspätet erfolgt, eine Rechnung intern nicht rechtzeitig freigegeben wurde oder kurzfristig Liquidität fehlt.

Anders ist die Lage zu beurteilen, wenn mehrere Lieferanten betroffen sind, Zahlungsziele regelmäßig überschritten werden, alte Rechnungen offen bleiben oder Zahlungszusagen nicht eingehalten werden.

Besondere Aufmerksamkeit ist erforderlich, wenn Lieferanten Mahnungen senden, Kreditlimits reduzieren, nur noch gegen Vorkasse liefern oder Lieferstopps androhen.

Dann sollte geprüft werden, ob nur ein einzelner Rückstand besteht oder ob die Liquidität insgesamt nicht mehr ausreicht.

Lieferantenrückstände zeigen häufig Liquiditätsdruck

Wenn Lieferanten nicht mehr pünktlich bezahlt werden, liegt häufig ein Liquiditätsproblem vor.

Ihre Firma muss dann entscheiden, welche Zahlungen Vorrang haben. Neben Lieferanten können gleichzeitig Steuern, Sozialabgaben, Löhne, Miete, Kreditraten, Leasingraten und Versicherungen fällig sein.

Diese Entscheidungen dürfen nicht nur danach getroffen werden, welcher Lieferant am stärksten drängt.

Es ist zu prüfen, ob die fälligen Verpflichtungen insgesamt noch erfüllt werden können. Einzelne Lieferantenzahlungen reichen nicht aus, wenn gleichzeitig andere fällige Verbindlichkeiten dauerhaft offenbleiben.

Schlüssellieferanten gesondert beurteilen

Nicht jeder Lieferant hat dieselbe Bedeutung.

Schlüssellieferanten sind Lieferanten, ohne deren Leistung der Betrieb kurzfristig nicht weiterarbeiten kann. Das können Lieferanten für Material, Waren, Energie, spezielle Ersatzteile, Software, Logistik oder wichtige Fremdleistungen sein.

Andere Lieferanten sind wichtig, aber mit Aufwand ersetzbar. Wieder andere sind für die kurzfristige Fortführung weniger relevant.

Diese Einordnung ist für die Beurteilung wesentlich. Eine offene Rechnung eines Schlüssellieferanten kann erheblich größere Folgen haben als eine gleich hohe Forderung eines weniger wichtigen Dienstleisters.

Die Einteilung der Lieferanten ersetzt aber nicht die Zahlungsfähigkeitsprüfung. Sie hilft nur, die wirtschaftlichen Folgen einer Nichtzahlung besser zu beurteilen.

Vorkasse und Lieferstopp verändern die Lage

Wenn ein Lieferant auf Vorkasse umstellt oder einen Lieferstopp ankündigt, zeigt er, dass er dem Unternehmen keinen weiteren Lieferantenkredit mehr einräumen möchte.

Das kann die Liquidität zusätzlich belasten. Bisher konnte Ware oder Material vielleicht mit Zahlungsziel bezogen werden. Bei Vorkasse muss Ihre Firma zahlen, bevor sie selbst Umsatz aus dem Auftrag erzielt.

Ein Lieferstopp kann noch weiter gehen. Er kann dazu führen, dass laufende Aufträge nicht erfüllt werden können.

Deshalb ist in dieser Situation zu prüfen, ob eine tragfähige Vereinbarung möglich ist. Denkbar sind Teilzahlungen, Ratenzahlungen, Zahlung gegen konkrete Lieferung, gesonderte Vereinbarungen für neue Lieferungen oder ein Plan zum Abbau alter Rückstände.

Solche Vereinbarungen sollten realistisch sein und schriftlich festgehalten werden.

Alte Rückstände und neue Lieferungen trennen

Bei Lieferantenrückständen ist häufig zwischen alten offenen Beträgen und neuen Lieferungen zu unterscheiden.

Ihre Firma benötigt möglicherweise weitere Lieferungen, kann aber alte Rückstände nicht sofort vollständig ausgleichen. Dann ist zu prüfen, ob neue Lieferungen gesondert bezahlt werden können und ob alte Rückstände durch eine realistische Vereinbarung abgebaut werden.

Diese Trennung kann helfen, den Betrieb kurzfristig fortzuführen. Sie funktioniert aber nur, wenn die zugrunde liegende Liquiditätsplanung belastbar ist.

Wenn neue Lieferungen nur durch weitere Verschiebungen anderer fälliger Zahlungen bezahlt werden können, muss die Gesamtlage erneut geprüft werden.

Zahlungszusagen gegenüber Lieferanten

Gerade bei wichtigen Lieferanten besteht häufig der Wunsch, schnell eine Zusage zu machen.

Das ist verständlich, weil die Belieferung gesichert werden soll. Eine Zahlungszusage ohne Deckung kann aber Vertrauen dauerhaft beschädigen.

Vor einer Zusage sollte deshalb geprüft werden, ob die Zahlung aus der vorhandenen oder sicher erwarteten Liquidität geleistet werden kann. Auch die übrigen fälligen Verpflichtungen müssen berücksichtigt werden.

Eine realistische Zusage ist in der Krise wertvoller als eine schnelle Zusage, die später nicht eingehalten werden kann.

Lieferantenrückstände und Zahlungsfähigkeit

Wenn Lieferantenrückstände bestehen, sollte die Zahlungsfähigkeit Ihrer Firma geprüft werden.

Maßgeblich ist, ob Ihr Unternehmen seine fälligen Zahlungspflichten insgesamt erfüllen kann. Dabei sind nicht nur Lieferanten zu betrachten, sondern auch Steuern, Sozialabgaben, Löhne, Miete, Banken, Leasing, Versicherungen und sonstige Gläubiger.

Wenn nur einzelne Lieferanten bezahlt werden können, während andere fällige Verbindlichkeiten offenbleiben, ist die Zahlungsfähigkeit nicht automatisch gesichert.

Für Geschäftsführer einer GmbH oder UG kann diese Prüfung rechtlich relevant werden, wenn Zahlungsunfähigkeit oder Überschuldung im Raum steht.

Was zuerst getan werden sollte

Zunächst sollten alle Lieferantenrückstände vollständig erfasst werden. Dabei sind Betrag, Fälligkeit, Mahnstufe, Bedeutung des Lieferanten, bisherige Zusagen, mögliche Lieferstopps und bestehende Zahlungsbedingungen zu berücksichtigen.

Anschließend ist zu prüfen, welche Lieferanten für den Betrieb unverzichtbar sind und welche Vereinbarungen realistisch möglich sind.

Parallel muss die gesamte Liquidität betrachtet werden. Lieferantenrückstände dürfen nicht isoliert beurteilt werden, wenn gleichzeitig Rückstände bei Finanzamt, Krankenkassen, Banken oder anderen Gläubigern bestehen.

Fazit

Lieferantenrückstände sind nicht nur offene Rechnungen.

Wenn wichtige Lieferanten betroffen sind, kann die Leistungsfähigkeit Ihrer Firma unmittelbar beeinträchtigt werden. Dann geht es nicht nur um Zahlung, sondern um die Fortführung des laufenden Betriebs.

Für Sie als Geschäftsführer ist entscheidend, Lieferantenrückstände früh zu erfassen, Schlüssellieferanten zu erkennen, Zahlungszusagen nur auf belastbarer Grundlage zu machen und die Zahlungsfähigkeit insgesamt zu prüfen.

Wer erst reagiert, wenn Lieferstopps ausgesprochen werden, verliert häufig wichtigen Handlungsspielraum.